Extracción de facturas y gastos, informes de horas para clientes, revisión de cumplimiento contractual, seguimiento de plazos y conciliación bancaria, flujos desatendidos con auditoría de cada decisión.
Los flujos, ejemplos y cifras de esta página son escenarios compuestos orientativos y objetivos modelizados, no resultados medidos de clientes. En un proyecto real fijamos la línea base, los umbrales y la revisión humana con tus datos antes de desplegar.
Facturas que llegan a una bandeja compartida y alguien las teclea en Holded o SAP. Informe mensual de horas y casos a clientes copiado a mano desde el sistema interno a una plantilla de Word. Plazos legales y de respuesta vigilados con calendarios de Outlook que dependen de que nadie se vaya de vacaciones. Es trabajo serio, pero ningún socio quiere que lo haga gente cara.
Diseñamos automatizaciones que se ejecutan sin que nadie las arranque: leen el correo o el SharePoint, extraen los campos, los validan contra tus reglas, escriben en HubSpot, Salesforce o el ERP y dejan un registro de auditoría con cada decisión. Sólo te llega lo que de verdad necesita criterio profesional.
Facturas, partes de horas, contratos, plazos y movimientos bancarios entran en flujos separados. Operaciones supervisa la cola, administración valida la carga y el socio responsable recibe solo decisiones o excepciones que requieren criterio profesional.
Holded o el sistema de facturación se conecta con SharePoint, Microsoft 365, el gestor de asuntos y las fuentes de horas, contratos y extractos necesarias para cada flujo.
Campos de factura con baja confianza, totales descuadrados, horas sin validar, cláusulas ambiguas, plazos contradictorios y movimientos sin correspondencia se bloquean antes de escribir o notificar.
Administración aprueba facturas y conciliaciones dudosas; el responsable del asunto valida informes y cumplimiento contractual; el socio conserva la decisión sobre plazos críticos y comunicaciones al cliente.
Procesos programados y por evento con reglas explícitas, umbrales por campo, cola de revisión y traza de entrada, decisión y salida. Los flujos se despliegan y miden de forma independiente.
Holded o el ERP de facturación con SharePoint y Microsoft 365, más el gestor de asuntos, calendario y fuente bancaria que ya use el despacho o consultora.
Lee facturas y justificantes de proveedor en PDF, imagen o XML desde el correo o SharePoint, extrae cabecera y líneas, cruza con orden de compra y deja la entrada lista en el ERP, con cola de revisión para los casos dudosos.
Genera el informe mensual por cliente desde el sistema de horas y la herramienta de gestión de casos, redacta el resumen ejecutivo en tu plantilla y deja el documento en SharePoint o Notion para revisión.
Compara contratos entrantes contra la cláusula tipo del despacho, marca desviaciones citando el párrafo y la versión de referencia, y abre la incidencia en Microsoft 365 para el responsable.
Vigila plazos procesales, vencimientos contractuales y obligaciones recurrentes en el sistema de gestión, avisa con antelación al responsable y crea la tarea en HubSpot o el calendario del equipo.
Cruza movimientos de banco con facturas emitidas, anticipos y notas de gasto en el ERP, marca diferencias y prepara el asiento contable, los casos con ambigüedad pasan a revisión humana.
Supuesto de línea base: Tres personas dedicadas a teclear facturas en Holded, generar el informe mensual de horas para cada cliente y vigilar plazos contractuales en hojas de cálculo. Cierre mensual al día 12. Informes a clientes con dos semanas de retraso. Plazos perdidos contados cada trimestre por el socio responsable.
Objetivo operativo modelado: El 92% de las facturas entran al ERP sin intervención. El informe mensual por cliente se genera y queda en SharePoint el día 3, listo para que el socio lo revise. Los plazos críticos se derivan automáticamente con 14 días de margen. El equipo administrativo pasa de tareas mecánicas a control de excepciones y atención al cliente interno.
CRM para empresas medianas con APIs amplias, ideal para agentes comerciales y enriquecimiento de contactos.
CRM empresarial con permisos finos, flujos de IA con respeto absoluto al modelo de datos.
CRM con buena penetración en pyme española, automatizaciones y agentes con coste contenido.
Suite empresarial CRM/ERP en el ecosistema Microsoft, integración nativa con 365 y Power Platform.
ERP en la nube español muy adoptado en pyme, automatización de facturación, gastos y conciliación.
ERP modular de código abierto, agentes y flujos de IA sobre módulos de ventas, inventario y proyectos.
Correo, calendario y SharePoint como canal y como contexto, triaje, redacción y búsqueda con RAG en tu correo y archivos.
El despliegue es en tu entorno, Microsoft 365, Google Workspace o infraestructura privada. Los datos no salen de tu perímetro y los modelos no se entrenan con tu información. Cada decisión queda registrada con el documento de origen y el usuario o sistema que la autorizó, listo para auditoría interna o de cliente.
Sí. Trabajamos sobre Holded, A3, Sage, SAP Business One, Aranzadi, Lefebvre y la mayoría de sistemas de gestión vía API o conector intermedio. Si tu sistema solo expone exportación CSV o un módulo web, lo integramos por ese canal. La regla es no obligar a cambiar de sistema para arrancar.
Cada flujo deja un registro estructurado: documento de entrada, campos extraídos, regla aplicada, salida y marca temporal. Puedes reconstruir cualquier decisión meses después y mostrar al cliente exactamente qué leyó la automatización y qué hizo con ello. Los casos enviados a revisión humana también quedan trazados con quién aprobó qué.
Lo definimos contigo en el diseño. Lo recurrente y de bajo riesgo (extracción de factura estándar, generación de informes recurrentes) corre desatendido. Lo sensible (cláusulas no estándar, importes por encima de un umbral, cliente nuevo) se deriva a revisión con el contexto preparado para que decidir lleve segundos, no minutos.
Diseñamos soluciones con privacidad desde el inicio, control humano, trazabilidad, límites de uso, gestión de permisos y documentación. Para procesos sensibles, ayudamos a evaluar los riesgos y obligaciones aplicables bajo el RGPD y el Reglamento de IA.
Cada proyecto lo lidera personalmente uno de los socios. Si hay encaje, te respondemos en menos de 24 horas con una primera lectura concreta de tu caso, no con una demostración genérica.
