Flujo y actores
Al llegar correo, PDF, Excel o EDI, el flujo extrae cabecera y líneas, resuelve referencias, consulta catálogo, precio e inventario y prepara la cotización o pedido; operaciones recibe solo la cola de excepciones.
Servicio · Automatización con IA · Distribución e industria B2B
Automatización con IA para distribución B2B que deja al ERP hacer su trabajo.
Extracción de solicitudes de oferta y pedidos al ERP, conciliación a tres bandas de albaranes y facturas, seguimiento de inventario, generación de cotizaciones y detección de anomalías, desatendido y conectado a tu sistema.
Los flujos, ejemplos y cifras de esta página son escenarios compuestos orientativos y objetivos modelizados, no resultados medidos de clientes. En un proyecto real fijamos la línea base, los umbrales y la revisión humana con tus datos antes de desplegar.
Qué resolvemos
Tus pedidos llegan en PDF, por correo y en Excel , y nadie tiene tiempo de teclearlos.
Un cliente manda el pedido por correo con un Excel adjunto, otro un PDF escaneado de su sistema interno y un tercero copia y pega del catálogo de hace dos versiones. Alguien lo abre, busca la referencia, mira inventario en SAP Business One u Holded, calcula el precio, mete la línea y repite, para cada cliente, cada día. Mientras tanto, los albaranes y las facturas se acumulan esperando una conciliación a tres bandas.
Diseñamos automatizaciones que se ejecutan al recibir el documento: leen la solicitud de oferta o el pedido en cualquier formato, mapean al catálogo, consultan inventario y precio en el ERP, generan la cotización o el pedido en SAP Business One, Holded, Odoo o Microsoft Dynamics 365 y dejan los casos límite en una cola de revisión. La conciliación a tres bandas y el seguimiento de inventario corren en paralelo, sin tocar nada que ya funcione.
Contrato de implementación
Cómo funciona en producción
Sistemas y datos
Usa documentos de entrada, maestro de clientes y SKU, condiciones comerciales, inventario y registros de pedido, albarán y factura del ERP, con identificadores comunes para conciliación y trazabilidad.
Excepciones y riesgos
OCR de baja confianza, SKU desconocido, precio o cantidad atípicos, inventario insuficiente y documentos que no cuadran se bloquean antes de escribir o pagar. Los duplicados se detectan por claves idempotentes.
Revisión humana
Ventas aprueba cotizaciones y condiciones fuera de regla; operaciones valida pedidos dudosos, compras revisa reposición y finanzas resuelve discrepancias antes de autorizar el pago.
Patrón de implementación
Separamos extracción asistida por IA de validaciones deterministas y escrituras idempotentes. Cada paso conserva documento origen, confianza, reglas aplicadas y estado para poder reanudar sin duplicar pedidos.
Integración relevante
Integramos buzón o EDI con las APIs o conectores disponibles de SAP Business One, Holded, Odoo, Dynamics u otro ERP, empezando con lectura y borradores antes de habilitar escrituras acordadas.
Qué construimos para este sector
Casos de uso que llegan a producción.
Pedidos
Extracción de solicitudes de oferta y pedidos vía correo o PDF al ERP
Lee pedidos en correo, Excel, PDF o EDI, cruza referencias contra el catálogo, valida inventario y precio en SAP Business One, Holded, Odoo o Microsoft Dynamics 365 y crea la cotización o el pedido, los casos no estándar pasan a comercial con todo el contexto.
Objetivo modelado: 98% precisión · 4h/día liberadas
Finanzas
Conciliación a tres bandas de albaranes y facturas
Cruza pedido, albarán y factura del proveedor, detecta discrepancias en cantidades, precios y descuentos contractuales y deja la incidencia abierta para compras, solo lo que cuadra avanza al pago.
Objetivo modelado: −78% tiempo de cierre de proveedores
Inventario
Seguimiento de inventario y reposición
Vigila niveles de inventario, consumo por cliente y rotación por SKU, detecta señales tempranas de falta de producto, propone órdenes de reposición y alerta al responsable cuando un patrón rompe el histórico.
Objetivo modelado: −42% faltas de inventario evitables
Comercial
Generación de cotizaciones desde catálogo
Convierte una solicitud comercial en cotización completa con referencias, descuentos por volumen y condiciones de cliente, deja el documento en el ERP y manda el borrador al comercial para revisar antes de enviar.
Objetivo modelado: Cotización en 4 min frente a 45 min
Calidad
Detección de anomalías en pedidos
Compara cada pedido contra el patrón histórico del cliente, detecta cantidades fuera de rango, precios incoherentes o referencias descatalogadas y avisa antes de confirmarlo en el ERP.
Objetivo modelado: Anomalías detectadas antes del despacho
Escenario compuesto orientativo · cifras y objetivos modelizados, no resultados de clientes
Un distribuidor industrial con 300 clientes activos sobre SAP Business One.
Distribuidor de componentes industriales con catálogo de 12.000 referencias y entre 80 y 120 pedidos diarios. Equipo administrativo de cuatro personas. Escenario compuesto ilustrativo; las cifras siguientes son una línea base y objetivos modelados, no resultados medidos de un cliente.
Línea base modelada
Supuesto de línea base: Cuatro personas dedicadas a teclear pedidos en SAP Business One desde correos, Excel y PDFs heterogéneos. Tiempo medio de un pedido: 9 minutos. Cotizaciones que tardan medio día. Conciliación a tres bandas a mano por contabilidad con cierre el día 11. Faltas de inventario detectadas tarde, con coste comercial.
Objetivo modelado
Objetivo operativo modelado: El 91% de los pedidos entran al ERP en menos de 2 minutos sin intervención. Cotizaciones estándar listas en 4 minutos. Conciliación a tres bandas desatendida con cierre el día 4, el equipo solo revisa las discrepancias. Faltas de inventario anticipadas con 5-10 días de margen. El equipo administrativo pasa a control de excepciones e incorporación de nuevos clientes.
Objetivo modelado: −85% horas dedicadas a captura manual de pedidos
Conectamos con tus sistemas
Integraciones que importan en este sector
CRM
Salesforce
CRM empresarial con permisos finos, flujos de IA con respeto absoluto al modelo de datos.
CRM
Microsoft Dynamics 365
Suite empresarial CRM/ERP en el ecosistema Microsoft, integración nativa con 365 y Power Platform.
ERP
SAP Business One
ERP referente en distribución y manufactura de empresas medianas, extracción de documentos y orquestación operativa.
ERP
Holded
ERP en la nube español muy adoptado en pyme, automatización de facturación, gastos y conciliación.
ERP
Odoo
ERP modular de código abierto, agentes y flujos de IA sobre módulos de ventas, inventario y proyectos.
COMMS
Microsoft 365 / Outlook
Correo, calendario y SharePoint como canal y como contexto, triaje, redacción y búsqueda con RAG en tu correo y archivos.
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan
- 01
¿Se integra con SAP Business One, Holded, Odoo o Dynamics 365?
Sí. Conectamos vía API o vía conector intermedio con SAP Business One, Holded, Odoo, Microsoft Dynamics 365 Business Central y los principales ERPs del mercado español. Si tu instancia está fuertemente personalizada, trabajamos contra los campos reales de tu modelo en lugar de los estándar, no te obligamos a cambiar tu lógica de negocio.
- 02
¿Quién controla la lógica de precios y descuentos?
Tú. La automatización aplica las reglas y tarifas que están en tu ERP o en una tabla mantenida por el equipo comercial. Cuando el pedido encaja con las reglas, sale solo. Cuando se sale del marco (cliente nuevo, descuento extraordinario, condición no estándar), va a revisión comercial con la justificación. Nunca inventa precios.
- 03
¿Qué pasa cuando el documento del pedido viene mal escaneado o ambiguo?
La automatización mide la confianza de cada campo extraído. Por debajo de un umbral configurable, el pedido completo va a revisión humana con el documento original, los campos detectados y la incidencia. No se confirma nada en el ERP con datos dudosos. Para clientes recurrentes, además, validamos contra el patrón histórico para detectar diferencias raras.
- 04
¿Cuánto se tarda en tener el primer flujo en producción?
El primer flujo útil, normalmente extracción de pedidos al ERP o conciliación a tres bandas, está en producción entre 5 y 8 semanas, sobre tus documentos reales y tus integraciones existentes, con métricas antes/después medidas. A partir de ahí, ampliamos al resto del catálogo según retorno comprobado.
Mismo sector, otros servicios
Confianza
IA segura, trazable,
preparada para empresa.
Diseñamos soluciones con privacidad desde el inicio, control humano, trazabilidad, límites de uso, gestión de permisos y documentación. Para procesos sensibles, ayudamos a evaluar los riesgos y obligaciones aplicables bajo el RGPD y el Reglamento de IA.
- 01No entrenamos modelos con tus datos sin autorización explícita.
- 02Revisión humana incorporada cuando el riesgo del proceso lo requiere.
- 03Trazabilidad: instrucciones, fuentes, permisos, errores y métricas documentados.
- 04Privacidad, seguridad y control integrados desde el diseño.
- 05Soluciones que se pueden mantener, auditar y mejorar con el tiempo.
RGPDReglamento de IAAEPDPreparado para ISO 27001Datos alojados en la UE
Diagnóstico personal
Trabajamos con
pocos clientes.
Cada proyecto lo lidera personalmente uno de los socios. Si hay encaje, te respondemos en menos de 24 horas con una primera lectura concreta de tu caso, no con una demostración genérica.
Cómo trabajamos
- 01Nos cuentas qué proceso te quita tiempo
- 02Te respondemos personalmente en < 24 h
- 03Llamada de 20 min, sin demostración ni discurso comercial