Flujo y actores
Reserva, modificación, cancelación y no presentación nacen en el PMS y se propagan a CRM, WhatsApp, informes y operaciones. Recepción gestiona al huésped, ingresos la venta adicional y pisos o mantenimiento sus tareas.
Servicio · Integraciones CRM/ERP · Hoteles y turismo
Integraciones CRM/ERP para hoteles que no tocan la integridad del PMS.
Conectamos Mews o Cloudbeds con HubSpot, Microsoft 365 y WhatsApp Business, perfil de huésped unificado, venta adicional previa a la estancia con datos reales y tareas que llegan a pisos sin saltarse el modelo del PMS.
Los flujos, ejemplos y cifras de esta página son escenarios compuestos orientativos y objetivos modelizados, no resultados medidos de clientes. En un proyecto real fijamos la línea base, los umbrales y la revisión humana con tus datos antes de desplegar.
Qué resolvemos
El PMS es el sistema de referencia, trátalo como tal.
Mews y Cloudbeds gobiernan vuestra reserva, vuestro folio y vuestra relación con el huésped. El CRM tiene el dato comercial. WhatsApp es el canal donde todo el mundo escribe. Y entre los tres se pierden el contexto del cliente fiel, la venta adicional previa a la estancia y la tarea de pisos que el huésped pidió a las 23:40.
Construimos el puente entre PMS, CRM y los canales de huésped sin tocar la integridad del PMS: solo escribimos por las APIs oficiales, respetamos el modelo de la reserva, gestionamos cancelaciones y no presentaciones con la misma rigurosidad que vuestro recepcionista, y aplicamos el RGPD del perfil de huésped en cada paso. Cuando Mews o Cloudbeds cambian un punto de conexión, lo sabemos antes que vosotros.
Contrato de implementación
Cómo funciona en producción
Sistemas y datos
Mews, Cloudbeds u Opera mantiene reserva, huésped, folio, tarifa y consentimiento; HubSpot conserva relación y campañas, WhatsApp la conversación y el sistema operativo las tareas de habitación.
Excepciones y riesgos
Perfiles duplicados, carreras entre cancelación y mensaje, consentimientos incompatibles, límites de API, reservas sin correspondencia y escrituras fallidas en folio o tarea quedan bloqueados para conciliación.
Revisión humana
Recepción aprueba cambios sensibles de reserva y cargos a folio, ingresos valida ofertas fuera de regla, el DPO resuelve conflictos de consentimiento y cada departamento cierra sus excepciones.
Patrón de implementación
Puente por eventos con el PMS como fuente de verdad, identidad y deduplicación, escrituras idempotentes, cola de reintentos, conciliación periódica y traza de consentimiento y cambios.
Integración relevante
Mews, Cloudbeds u Opera con HubSpot y WhatsApp Business, conectados al motor de reservas, reporting y sistema de tareas de pisos o mantenimiento mediante APIs oficiales.
Qué construimos para este sector
Casos de uso que llegan a producción.
Perfil
Puente PMS ↔ CRM para perfil de huésped unificado
Sincroniza reservas, preferencias, histórico de estancias y consentimientos entre Mews o Cloudbeds y HubSpot, un único perfil con todo lo necesario para personalizar sin pisar el modelo del PMS.
Objetivo modelado: 1 perfil de huésped por persona
Ingresos
Conector PMS ↔ agente para venta adicional previa a la estancia
El agente lee la reserva en el PMS, habitación, fechas, tarifa, tipo de huésped, y propone venta adicional relevante. Cuando el huésped acepta, escribe el cargo en el folio por la API oficial, sin atajos frágiles.
Objetivo modelado: Venta adicional escrita en el PMS sin intervención
Informes
Sincronización RMS ↔ informes internos
Trae datos del RMS y del PMS a un único panel de ingresos, ocupación y previsión, para dirección y el responsable de ingresos, sin esperar a la exportación semanal de cada sistema.
Objetivo modelado: Informes actualizados cada hora
Operaciones
Escritura segura de tareas a pisos
Cuando el huésped pide toallas extra por WhatsApp, el agente crea la tarea en el sistema de pisos con la habitación, la prioridad y el horario, y no toca el folio ni la reserva.
Objetivo modelado: Tarea creada en < 30 s
Canal
WhatsApp Business como canal del agente
Integramos WhatsApp Business como canal oficial: mensajes vinculados a la reserva del PMS, conversaciones almacenadas en el CRM y las plantillas de Meta gestionadas correctamente para no perder ventana de 24 horas.
Objetivo modelado: 100% conversaciones ligadas a la reserva
Escenario compuesto orientativo · cifras y objetivos modelizados, no resultados de clientes
Un hotel de 180 habitaciones en Mews.
Hotel urbano en Madrid con 180 habitaciones, Mews como PMS, HubSpot como CRM y WhatsApp Business como canal principal de huésped. Ocupación media del 78% y mezcla de ocio y empresa. Escenario compuesto ilustrativo; las cifras siguientes son una línea base y objetivos modelados, no resultados medidos de un cliente.
Línea base modelada
Supuesto de línea base: El perfil del huésped vive en Mews; el CRM solo tiene los contactos que entraron por la web. La venta adicional previa a la estancia se manda por correo masivo genérico, sin saber tipo de habitación ni si la reserva es de ocio o de empresa. Las peticiones por WhatsApp las copia recepción a un Excel y luego al sistema de pisos. Cancelaciones y no presentaciones desincronizan el CRM durante días.
Objetivo modelado
Objetivo operativo modelado: El puente sincroniza Mews y HubSpot cada cinco minutos: cada huésped tiene un perfil único con histórico, consentimientos y preferencias. La venta adicional previa a la estancia se manda por canal y tipo de reserva, con cargo escrito en el folio por la API oficial. WhatsApp Business está enlazado a la reserva del PMS y las tareas a pisos se crean directamente en su sistema. Cancelaciones y no presentaciones se propagan al instante a CRM e informes.
Objetivo modelado: +27% conversión de venta adicional previa a la estancia con perfil unificado
Conectamos con tus sistemas
Integraciones que importan en este sector
Preguntas frecuentes
Lo que nos preguntan
- 01
¿La integración puede tocar reservas, folios o tarifas en el PMS?
Solo lo que vosotros aprobéis explícitamente y siempre por las APIs oficiales de Mews o Cloudbeds, nunca por scraping ni por rodeos técnicos que rompan el modelo. De entrada el agente lee y propone; las escrituras sensibles (cargo a folio, modificación de reserva) requieren confirmación humana o regla aprobada antes de ir a producción.
- 02
¿Cómo se gestionan las cancelaciones, no presentaciones y modificaciones?
El PMS sigue siendo el sistema de referencia. Cuando se produce una cancelación o una no presentación, el puente propaga el evento al CRM, a WhatsApp y a los informes, y bloquea las comunicaciones de preestancia o venta adicional asociadas a esa reserva. Ese bloqueo se prueba como criterio de aceptación antes del despliegue.
- 03
¿Cumplimos RGPD con el perfil de huésped unificado entre PMS y CRM?
Sí. Trabajamos en infraestructura europea, analizamos las bases legales de cada tratamiento (reserva, marketing, fidelización), respetamos los consentimientos que el huésped dio en el PMS y damos al hotel un panel para responder a derechos ARCO en horas, no en días. El perfil unificado es para vosotros, no para nadie más.
- 04
¿Tenemos que cambiar de PMS, CRM o canal para que esto funcione?
No. Trabajamos sobre Mews, Cloudbeds y los principales PMS del mercado, sobre HubSpot y los CRM más comunes, y sobre WhatsApp Business como canal oficial. Si vuestro PMS no tiene API pública evaluamos webhook o conector intermedio, pero la regla es nada de migraciones forzosas para empezar.
Mismo sector, otros servicios
Confianza
IA segura, trazable,
preparada para empresa.
Diseñamos soluciones con privacidad desde el inicio, control humano, trazabilidad, límites de uso, gestión de permisos y documentación. Para procesos sensibles, ayudamos a evaluar los riesgos y obligaciones aplicables bajo el RGPD y el Reglamento de IA.
- 01No entrenamos modelos con tus datos sin autorización explícita.
- 02Revisión humana incorporada cuando el riesgo del proceso lo requiere.
- 03Trazabilidad: instrucciones, fuentes, permisos, errores y métricas documentados.
- 04Privacidad, seguridad y control integrados desde el diseño.
- 05Soluciones que se pueden mantener, auditar y mejorar con el tiempo.
RGPDReglamento de IAAEPDPreparado para ISO 27001Datos alojados en la UE
Diagnóstico personal
Trabajamos con
pocos clientes.
Cada proyecto lo lidera personalmente uno de los socios. Si hay encaje, te respondemos en menos de 24 horas con una primera lectura concreta de tu caso, no con una demostración genérica.
Cómo trabajamos
- 01Nos cuentas qué proceso te quita tiempo
- 02Te respondemos personalmente en < 24 h
- 03Llamada de 20 min, sin demostración ni discurso comercial